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みんなの大学ねっと。とは何なのか? 1/2
 色々と見直しをしていく中で、当サイトの目的と方法というのがどうも分かりにくいのではないかと考えるようになり、多少詳細な説明文を考えている。そんなことを考えていると、色々とこれまでの内容には飛躍があったことのも気付く。必要なのは、対象に対して適切な機能と説明。どれだけ機能が高いものであったとしても、その価値が対象に伝わらなければそれは無用の長物となる。これは逆に言うとすれば機能が劣るものであったとしても、対象にその価値が見いだされるのであれば十分に意味を為す。そういうわけで、できる限り丁寧な説明をしようと思っているのだがいかがだろうか。とりあえず前編。

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1. みんなの大学ねっと。とは何なのか。
 このサイトは、大学職員という身分の人たちのネットワークをweb上で作ろうというものです。現状としてはFAQ作成機能を主眼としています。これは「教えてgoo」のようなもので、誰かが質問をして、それを誰かが答えてくれるというもの。日々の業務で分からないことというのは数多いと思います。かといって、常に身の回りに聞けるような知識豊富な人がいつもいるわけではありません。また、文科省などに電話するのは気が引ける。こんなことは誰しも経験があることでしょう。そんなときにこのサイトで質問すれば、誰かが答えてくれるかもしれません。すべての質問と回答は蓄積されて他の方でも閲覧可能ですので、情報が集まれば集まるほど役に立つデータベースとなります。

2. 作るに至った背景
2-1. 「引き継ぎ」という問題

 このようなサイトを作るに至った経緯というのは非常に明快です。わたし自身がこのようなサイトを欲しいと思っていたためです。現在の立場は少し違いますが、わたしも以前は大学職員として働いてきました。そこでの最大の問題と感じたのが、業務のノウハウの蓄積がほとんど為されていない、という点でした。当然ながら、働いているとさまざまな分からないことに直面します。それらに対して、わたしは自分なりに考えたり調べたり、もしくは誰かに聞いたりということで何とか解決させてきました。それで一応何とかなるにはなっていたものの、常に頭の中にあったのは、それらのノウハウがどこかに記録され、閲覧できるようにされていれば便利なのになぁということでした。
 なぜなら、事務の仕事というのは毎年やっていることがそれほど変わらず、それに対する質問というのもある程度決まったものばかりであるためです。寄せられる質問の大半は以前の担当者が同じように迷い、解決させてきたはずであるにもかかわらず、それをまた最初から調べるというのは労力の無駄でしかありません。しかし、現実としては以前のやり取りがどこにも記録されていないので、分からないことが出てくるたびにひとつひとつ地道に調べなければなりません。担当者が入れ替わる際には、いわゆる「引き継ぎ資料」という形で何らかの業務内容の伝達が各研究機関で行われていることと思います。ですが、それがまともな形で行われたという例を聞くことはほとんどありません。単なるA4 用紙1枚だけということもよく聞く話です。わたし自身の経験としてもA4用紙1枚ということはなかったものの、「どういう仕事をするか」という内容ばかりで、上記で述べたノウハウの部分、すなわち業務を行う上で生じてくるであろう疑問とその答え、または、よく寄せられる質問とその回答などという部分についてはほとんど触れられていませんでした。これは非常に勿体ないことで、その人の2年なり3年なりの職務上での経験を埋もれさせてしまうことに他なりません。

2-2.「質問」のもたらす弊害

 これは、その担当者一人が苦労するという問題だけにとどまりません。というのも、解決できない問題が発生すれば、それを他の誰かに聞かざるを得ないためです。そして、その質問が業務フローの上位の人に大きな負担をかけることになります。たとえば部局の人であれば事務局の人へ、事務局の人であれば文科省などの人へ聞くことになるでしょう。ここで重要なのは、双方の負荷が異なる点です。質問する側は一度で解決するので負担はそれほど大きくありませんが、質問される側は通常複数の部局もしくは機関を相手としているために、何度も何度も同じことを回答しなくてはなりません。つまり、各担当者の問題がそれ以外の者にまで影響を及ぼすということになるわけです。この負担は一度体験してみないと理解できないかもしれません。中央の役所に勤めている知り合いに聞く限り、応募や書類提出のシーズンになると日中は電話対応ばかりに追われてほとんど何もできないというレベルであると聞いています。
 もっとも、この件については送り手が受け手に対して分かりやすい情報伝達を行うことができれば何の問題もありません。けれども、それは現実的には非常に難しいことと言わざるを得ません。というのも相手の組織の規模や担当者の理解の程度はそれぞれであって、それによって最適な内容というのは変わってくるためで、すべての人たちに分かりやすく情報伝達を行うというのは至難の業です。

2-3. サービスの質という問題
 さらに、これは事務職員の間での手間が増える、というだけの問題でもありません。ノウハウの蓄積が為されていないという問題は、結果として事務のサービス低下につながります。たとえば研究者や学生、その他外部などからの質問があったときに、その回答が分からなければ調べるなり、誰かに聞くなりしなければなりません。それで回答を得ることができたならば最低限のサービスは果たしていると言えるのでしょうが、それで十分ではありません。質問する側は当然何かに困っているから質問をするわけで、その回答がすぐにもらえないというのはその人にとってストレスであり、質の低いサービスと取られても仕方ありません。
 事務作業はそれ自体のために存在しているわけではなくて、あくまでお客さんである研究者や学生へのサービスとして存在しています。こういった視点はこれまでなかったであろうものですが、これからはもっとも意識しなければならない問題となると思われます。ノウハウが蓄積されてないという問題は、この観点から見ても大きな影を落としているのです。

3.問題解決へのアプローチ
 これまで見てきたように、ノウハウが蓄積されていないという現実が、実に多くの問題を引き起こしています。繰り返しになりますが、それが存在しないことにより次の担当者は最初から調べ直す必要がある。そして、業務フロー上で上位の者は、その分からない担当者に対する対応に追われることになる。さらに、それらのやり取りの間、質問する側である研究者や学生は回答を待たされることになる。

 さて、それではこの問題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか。単純な話でして、蓄積されていないのであれば蓄積すれば良いということになります。それを達成するための方法論は多々あるかと思いますが、その中でわたしがもっともふさわしいと感じたのが「教えて!goo」のような、いわゆるナレッジコミュニティサイトでした。

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 後半は現在作成中です。
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☆本日のコピペのコピペ☆

86 名前:なまえないよぉ~[sage] 投稿日:2009/06/10(水) 12:44:12 ID:qHK45CNv
書道の基本はとめる・はねる・はらう
コインパーキングと同じ

87 名前:なまえないよぉ~[sage] 投稿日:2009/06/11(木) 02:17:27 ID:PxJ5+0OD
>>86
ちょっと待てww真ん中おかしいだろwww

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